บทที่ 5

การจัดการสารสนเทศ

http://www.thaigoodview.com/files/u9245/1_2_2.jpg

1. ความหมายของการจัดการสารสนเทศ 

          การจัดการสารสนเทศ หมายถึง การผลิต จัดเก็บ ประมวลผล ค้นหา และเผยแพร่สารสนเทศโดยจักให้มีระบบสารสนเทศ การกระจายของสารสนเทศ ทั้งภายในและภายนอกองค์การ โดยมีการนำเทคโนโลยีต่างๆ โดยเฉพาะเทคโนโลยีสารสนเทศ และการสื่อสารมาใช้ในการจัดการ รวมทั้งมีนโยบาย หรือ กลยุทธ์ระดับองค์การในการจัดการสารสนเทศ

2. ความสำคัญของการจัดการสารสนเทศ

          การจัดการสารสนเทศในสภาวะที่สังคมมีสารสนเทศเกิดขึ้นมากมาย ในลักษณะสารสนเทศท่วมท้นการจัดการสารสนเทศต่างๆเพื่อใช้ประโยชน์ได้อย่าง เหมาะสมกับความต้องการเป็นความจำเป็นและมีความสำคัญทั้งต่อบุคคลในด้านการดำรงชีวิตประจำวัน การศึกษา และการทำงาน และมีความสำคัญต่อองค์การในหลายด้าน คือ ด้านการบริหารจัดการ การดำเนินงาน และกฎหมาย ดังนี้

             2.1 ความสำคัญของการจัดการสารสนเทศต่อบุคคล 

          การจัดการสารสนเทศมีความสำคัญต่อบุคคลในด้านการดำเนินชีวิตประจำวัน การศึกษา และการทำงานประกอบอาชีพต่างๆ การจัดการสารสนเทศอย่างเป็นระบบ โดยการจัดทำฐานข้อมูลส่วนบุคคลนวมทั้งข้อมูลการดำรงชีวิต การศึกษา และการทำงานประกอบอาชีพต่างๆ ในการดำรงชีวิตประจำวัน บุคคลย่อมต้องการหลายด้านเพื่อใช้ชีวิตอย่างราบรื่น มีความก้าวหน้า และมีความสุข อาทิ การจัดการสารสนเทศด้านระบบการศึกษา เอื้ออำนวยให้บุคคลสามารถเลือกระบบการศึกษา การเรียนรู้ได้อย่างเหมาะสมกับบุคคลแต่ละคน สามารถเรียนรู้และศึกษาได้ตลอดเวลาตามความสนใจเฉพาะตน

https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEiQrCVGzpYqSRT814C-tcTm_MeePzYvb1z_UKVciQJim-hjLoyRuKVBF9QxU5KVu4h8UkgGYp7QCW-uut59cPZHqH7E9scAOATN2XE1TVcolwqFHKjZdq8ubUjF3yDx_KI3paDaA_Aewkg/s1600/pic1_01_1.jpg

          2.2 ความสำคัญของการจัดการสารสนเทศต่อองค์การ

             การจัดการสารสนเทศมีความสำคัญต่อองค์การในด้านการบริหารจัดการ การดำเนินงาน และกฎหมาย ดังนี้

           2.1)ความสำคัญด้านการบริหารจัดการ

           ผู้บริหารต้องอาศัยสารสนเทศที่เกี่ยวข้องทั้งกับสภาพแวดล้อมภายในและภายนอกองค์การ เพื่อวิเคราะห์ปัญหา ทางเลือกในการแก้ปัญหา การกำหนดทิศทางขององค์การ ให้สามารถแข่งขันกับองค์การแข่งขันต่างๆ

           2.2) ความสำคัญด้านการดำเนินงาน

           สารสนเทศนับมีความสำคัญต่อการดำเนินงานในหลายลักษณะเป็นทั้งการเพิ่ม ประสิทธิภาพและความคล่องตัวในการดำเนินงาน และหลักฐานที่บันทึกการดำเนินงานในด้านต่างๆ การจัดการสารสนเทศช่วยให้การใช้สารสนเทศเพื่อรองรับการปฏิบัติงานตามกระแส งานหรือขั้นตอน จึงสามารถเพิ่มประสิทธิภาพและความคล่องตัวในการดำเนินงาน เอื้อให้เข้าถึงและใช้สารสนเทศได้อย่างสะดวก

           2.3) ความสำคัญด้านกฎหมาย

         การจัดการสารสนเทศเพื่อการดำเนินงาน จำเป็นต้องสอดคล้องกับกฎหมาย กฎระเบียบ ข้อบังคับในระดับภายในและภายนอกองค์การ ทั้งนี้เนื่องจากการไม่ปฏิบัติตามกฎหมายหรือระเบียบข้อบังคับต้องมีบทลงโทษ

3. พัฒนาการของการจัดการสารสนเทศ

http://planet.kapook.com/files/blogimages/g/gizmolover/F4/futuristic-sci-fi-01.jpg

           การจัดการสารสนเทศก็เป็นสิ่งที่มนุษย์ได้กระทำมาเป็นระยะเวลายาวนานนับ ตั้งแต่รู้จักการค้นพบการขีดเขียน บันทึกข้อมูล การจัดการสารสนเทศโดยทั่วไป แบ่งออกอย่างกว้างๆได้เป็น 2 ยุค เป็นการจัดการสารสนเทศด้วยระบบมือ และการจัดการสารสนเทศโดยใช้คอมพิวเตอร์

4. แนวคิดเกี่ยวกับการจัดการสารสนเทศ

           การจัดการสารสนเทศในอดีตมักมุ่งที่การจัดเก็บสารสนเทศเพื่อการเรียกใช่อย่างง่าย เป็นการจัดเก็บจัดเรียงตามประเภทสื่อที่ใช้บันทึก หรือตามขนาดใหญ่เล็กของเอกสารรูปเล่มหนังสือ เป็นต้น และต่อมา เมื่อสารสนเทศมีปริมาณเพิ่มมากขึ้น มีหลายรูปแบบ การใช้ประโยชน์ในหลายวงการทั้งวงการธุรกิจ ภาครัฐ วิชาการและวิชาชีพต่างๆ ประกอบกับเทคโนโลยีสารสนเทศทำให้การจัดการสารสนเทศมีความซับซ้อนมากยิ่งขึ้น การจัดการสารสนเทศเป็นทั้งการจัดการการผลิต รวบรวม จัดเก็บ และการค้นหาเพื่อใช้ได้อย่างสะดวกมีระบบที่มีประสิทธิภาพ และประสิทธิผล

5. การจัดการสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพ

http://www.poonyarit.com/wp-content/uploads/2009/08/com.jpg

               การจัดการสารสนเทศ หมายถึง การนำเอาเทคโนโลยีใหม่ๆ มาใช้ เช่น ระบบจัดการเนื้อหาหรือเอกสารระบบคลังข้อมูลระบบเว็บไซด์ โครงการเหล่านี้น้อยรายที่จะประสบความสำเร็จ การสร้างการจัดการสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย มีหลายประเด็นต้องคำนึงถึง เช่น การเชื่อมต่อระบบต่างๆ เข้าด้วยกันความต้องการทางธุรกิจที่หลากหลายรวมถึงความซับซ้อนของโครงสร้างและวัฒนธรรมองค์กร ปัจจัยที่นำไปสู่ความสำเร็จของโครงการการจัดการสารสนเทศต้องมีแบบแผนและ
หลักการที่สามารถนำไปใช้เป็นแนวทางในการวางแผนและพัฒนาระบบได้ กระบวนการทั้งหมดในองค์กรที่ใช้ในการสร้างและใช้งานสารสนเทศในองค์กรในเชิงเทคโนโลยีการจัดการสารสนเทศ
ประกอบด้วยระบบต่างๆ ดังต่อไปนี้

·การจัดการเนื้อหาในเว็บไซต์ (web content management - CM)
·การจัดการเอกสาร (document management - DM)
·การจัดการด้านการจัดเก็บบันทึก (records management - RM)
·โปรแกรมจัดการทรัพย์สินดิจิทัล (digital asset management - DAM)
·ระบบการจัดการเรียนการสอน (learning management systems - LM)
·ระบบการจัดเนื้อหาการสอน (learning content management systems - LCM)
·ความร่วมมือ (collaboration )
·การค้นคืนสารสนเทศในองค์กร ( enterprise search)

·และอื่นๆ การจัดการสารสนเทศนั้นไม่ได้เน้นแค่เพียงเรื่องของเทคโนโลยีที่สำคัญไม่แพ้กัน คือกระบวนการทางธุรกิจและการปฏิบัติที่จะวางรากฐานการสร้างและการใช้งานสารสนเทศ รวมทั้งยังเกี่ยวพันถึงตัวสารสนเทศเองด้วยไม่ว่าจะเป็น โครงสร้างของสารสนเทศ คำอธิบายข้อมูล คุณภาพของเนื้อหา ฯลฯ ดังนั้น การจัดการสารสนเทศจึงประกอบด้วย คน กระบวนการ เทคโนโลยี และเนื้อหา ซึ่งแต่ละหัวข้อต้องถูกระบุรายละเอียดให้ชัดเจนการจัดการสารสนเทศจึงจะประสบความสำเร็จ